Sua empresa merece um software com grandes resultados
O controle e o planejamento financeiro se fazem necessários em qualquer tipo de empresa.
Independentemente de seu ramo de atuação, em geral, as micro e pequenas empresas, são tidas por apresentarem um quadro crítico, devido ao fato de possuírem baixo conhecimento de técnicas e experiência administrativa, associados aos problemas de falta de capital de giro.
Com processos automatizados (através de um sistema de automação comercial) todos os departamentos do estabelecimento devem estar integrados (desde a tesouraria à frente de caixa). Isto envolve falar em retaguarda (compras, controle de estoque, Livro de Caixa, check out, etc.).
Nos caixas (check out) geralmente há revezamento de turnos onde há contato mais próximo ao cliente. Quem atua nas funções ligadas ao frente de caixa deve saber muito mais que conhecimentos práticos, deve possuir alguns dons para tratar muito bem os clientes com rapidez e eficiência.
As principais tarefas de quem atua na retaguarda estão relacionadas a:
– Supervisão de abertura e do fechamento do turno de trabalho de cada operador de caixa;
– Acompanhamento do trabalho dos operadores de caixa, verificando rapidez, eficiência e padrão de atendimento aos clientes. Providencia também troco para os clientes quando necessário;
– Suporte aos operadores, tirando dúvidas, orientando e auxiliando sempre que solicitado;
– Cancelamento e estornos de registros incorretos efetuados pelos operadores;
– Gerenciamento de controles internos (contas a receber, contas a pagar, fluxo de caixa, e atividades afins).
Em empresas que adotam sistema de automação comercial existe uma tendência natural o surgimento de problemas operacionais, fato que exige medidas corretivas e preventivas. Estes problemas em sua maioria são resultantes de uma série de fatores que envolvem falta de conhecimentos técnicos e experiência, desorganização interna e externa ou uma combinação destas duas.
As principais causas internas e externas de desorganização:
Causas internas:
a) Deficiência no Processo de Informatização;
b) Pessoal de retaguarda com perfil inadequado para a função;
c) Falta de planejamento nos processos de contas a pagar e receber;
d) Inadequado entrosamento das atividades de conta a receber com a área comercial;
e) Controle excessivo;
f) Fluxo de caixa deficiente;
Causas Externas:
a) Desorganização importada de clientes e fornecedores;
b) Interpretação da Legislação Tributária por parte dos clientes;
Umas das principais atividades deve ser o controle dos recursos de caixa. A boa gestão do caixa é um dos fatores mais importantes para a liquidez e a rentabilidade da empresa. O caixa sendo o setor mais sensível a desvios e desfalques, a empresa deve implantar um sistema eficiente de controle, visando monitorar todas as transações da tesouraria.
Principais maneiras de desviar recursos de caixa:
– registrar venda a menor e embolsar a diferença;
– deixar de registrar venda e ficar com o valor recebido;
– receber cheques ao portador, sacá-los e usar o valor por determinado tempo;
– alterar os totais de registros de caixa;
– baixar uma duplicata de cliente e desviar a quantia correspondente;
– atrasar o registro de um recebimento e usar temporariamente o dinheiro etc.
Deve-se buscar as melhores práticas para se resolver esta problemática, no sentido de procura da melhor forma a assegurar os recursos e instrumentos financeiros necessários para a manutenção e viabilização dos negócios da empresa.
As estratégias básicas que devem ser empregadas pela empresa na administração de seu caixa são:
– Retardar, o tanto quanto possível o pagamento de duplicatas a pagar, sem prejudicar o conceito de crédito da empresa, aproveitando porém, quaisquer descontos financeiros favoráveis;
– Girar os estoques com maior rapidez possível, evitando faltas de estoque que podem resultar na interrupção na linha de produção ou numa perda de vendas;
– Receber o mais cedo possível as duplicatas a receber, sem perder vendas futuras, devido à técnicas severas de cobrança. Os descontos financeiros, se economicamente justificáveis, podem ser usados para realizar este objetivo.
A gestão de todo o negócio é feito através do sistema de retaguarda (contas a pagar, contas a receber, estoque, emissão de relatórios, etc).
Uma boa gestão financeira depende de controles financeiros eficientes. A utilização desses controles, além de dar tranquilidade e segurança ao administrador, fornece informações essenciais para controle e acompanhamento dos recursos financeiros da empresa. Por isso há necessidade de um sistema de automação comercial para gerenciamento do negócio, para que a empresa permaneça no mercado em condições de competitividade, que possibilite prever os efeitos do fator tempo.
Os principais controles que possibilitam melhor gerenciamento correspondem a:
– controle de caixa e bancos;
– controle de contas a receber;
– controle de contas a pagar; e
– controle da liquidez e da eficiência operacional.
Com o apoio das demonstrações financeiras (balanço patrimonial e demonstração de resultados), o administrador pode analisar a situação econômico-financeiro da empresa, utilizando-se de indicadores para tomar medidas visando corrigir eventuais problemas de liquidez e de eficiência operacional.
Dentre os principais indicadores pode-se destacar:
– capital de giro / receita líquida, que mede a eficiência na gestão do ciclo operacional;
– custo das vendas / estoque médio, que indica quantas vezes o estoque girou no período ou o número de vezes que os estoques foram consumidos ou vendidos;
– prazo médio de recebimento (contas a receber / compras médias diárias), que indica o número médio de dias em que a empresa transforma suas vendas em dinheiro, ou também o número de dias de vendas que ainda não foram recebidas na data do balanço.
– Prazo médio de pagamento (contas a pagar / compras médias diárias), que indica o número médio de dias em que as compras são pagas ou o número médio de dias de compras que ainda não foram pagas na data do balanço.
O diagnóstico empresarial é uma atividade que visa determinar quais as questões mais relevantes que precisam ser resolvidas. Essas questões podem ser encontradas em quaisquer setores ou funções da empresa: vendas, produção, finanças, contabilidade, informática, pessoal, marketing etc.
O diagnóstico visa também estruturar soluções para cada questão, estabelecer prioridades e gerar um plano de ação com objetivos gerais, metas específicas, prazos, investimentos, despesas, responsabilidades e controles.
Para micro e pequenas empresas interessadas em implantar melhorias nas práticas para uma boa gestão nós da Mitros Tecnologia somos especialistas em Sistemas de Automação Comercial e temos a solução perfeita para melhorar a gestão e o controle do seu negócio.
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